Il caso del dipendente che gonfia la richiesta di rimborso spese purtroppo è abbastanza ricorrente. Un comportamento del genere può sfociare in una vera a propria truffa ai danni del datore di lavoro, il quale potrà procedere con il licenziamento.

In buona sostanza, la nota dei costi maggiore a quanto effettivamente sostenuto, giustifica la cessazione del rapporto lavorativo in tronco. Una tale condotta, infatti, determina la rottura del legame di fiducia che sussiste fra il dipendente e l’azienda, così come del resto chiarito dalla Corte di Cassazione.

Nota spese gonfiata: aspetti generali

In diverse situazioni il lavoratore potrebbe presentare una nota spese con voci maggiori rispetto a quanto in realtà sostenuto. Sicuramente il caso più ricorrente è quello del rimborso carburante, perché anche se l’importo è stato effettivamente pagato, il dipendente è comunque tenuto a distinguere il costo per far fronte al lavoro da quello per affrontare gli spostamenti personali.

In ogni caso sussiste un comportamento fraudolento quando il carburante è stato comunque consumato per scopi diversi da quelli relativi allo svolgimento delle mansioni lavorative.

Sul punto è intervenuto la Cassazione con la sentenza numero 10069 del 2016 che ha classificato il comportamento del dipendente che gonfia la nota spese come ‘grave’, ovvero capace di minare il legame di fiducia fra le parti. Del resto un lavoratore che pone in essere questo comportamento ha piena coscienza di trarne un proprio utile personale a danno dell’azienda.

La Corte ha inoltre specificato che, se è vero che nel rapporto di lavoro subordinato il datore è tenuto a controllare l’operato del dipendente, bisogna comunque considerare che non potrà agire come fosse una sentinella, tanto da reprimere ogni condotta scorretta del prestatore.

Conseguenze della nota spese gonfiata

Visto il carattere fiduciario del rapporto di lavoro subordinato, si presuppone che il dipendente agisca sempre con la massima correttezza, a prescindere dal controllo del datore.

Sulla base di questa premessa, va quindi licenziato in tronco il prestatore d’opera che presenta una nota gonfiata, ad esempio un rimborso carburante superiore a quello di fatto sostenuto. Di contro non sarà possibile rimproverare l’azienda per non essere stata tempestiva nello scoprire il comportamento illecito, anche perché non è così semplice acquisire la conoscenza di questa condotta che potrebbe ripetersi più volte nel corso del tempo.

Come capire quando la nota spese è gonfiata

Licenziare in tronco il dipendente che ha ingiustamente gonfiato la nota spese vuol dire acquisire tutta una serie di prove che potranno essere valutate dall’autorità competente nel corso del giudizio.

A tal riguardo sarà necessario conoscere la realtà dei fatti al fine di eliminare ogni dubbio e sospetto. In buona sostanza diventa fondamentale raccogliere indizi inconfutabili per poter intimare in modo legittimo il licenziamento.

Il rimborso spese che generalmente viene riconosciuto a un lavoratore ha la funzione di indennizzare lo stesso per le spese che sono sostenute nel corso degli spostamenti, ad esempio quando bisogna svolgere le mansioni fuori dalla sede aziendale e in caso di trasferte.

Per arginare possibili intenti fraudolenti si può sempre contare su Milano Investigazioni, agenzia esperta anche in ambito di controllo dei dipendenti e indagini aziendali.

Gli investigatori, dopo aver analizzato la situazione, sapranno come individuare le note spese maggiorate, in quanto capaci di selezionare elementi di prova validi in sede civile e penale.

Nel pieno rispetto della normativa di settore, verranno attentamente analizzate le condotte illecite dei dipendenti che determinano la rottura del legame di fiducia, le quali compromettono la trasparenza nell’erogazione del rimborso, proprio per porre fine a situazioni spiacevoli di note gonfiate o addirittura di indennizzi per costi fittizi e mai sostenuti.

Altre cose da sapere sulle note spese gonfiate

Alla luce di quanto spiegato e come chiarito dalla Corte di Cassazione con la sentenza numero 10069 del 2016, il prestatore d’opera che presenta una nota spese gonfiata rischia il licenziamento, in quanto farà venir meno il rapporto di fiducia che lo lega al datore di lavoro.

Grava comunque su quest’ultimo l’onere di provare il comportamento illecito, ovvero la fondatezza degli addebiti alla base del recesso. Egli sarà quindi tenuto, ad esempio, a provare le finte partecipazioni a pranzi o cene, nonché spostamenti mai avvenuti.

La raccolta degli indizi non è così semplice come si potrebbe pensare, anche perché bisogna sempre considerare gli aspetti sulla privacy, per questo è meglio affidarsi a veri professionisti del settore. Milano Investigazioni propone numerosi servizi di intelligence e security, per tutelare gli interessi aziendali ed evitare danni economici di elevata entità.

Nonostante una meticolosa e corretta procedura interna, organizzativa, contabile e fiscale per la gestione dei rimborsi, è sempre importante contrastare pratiche scorrette che in funzione della gravità possono arrivare alla sanzione estrema del licenziamento.

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